De Weijer Design BNO houdt u op de hoogte

‘Als je niet schiet, kun je niet scoren.’
Eén van de typerende uitspraken van topvoetballer Johan Cruyff.

Daar denk ik aan als ik enkele aandachtspunten neerzet voor de evaluatie van een onlangs georganiseerd evenement.
Niet alleen voetbal is een vak apart, organiseren ook.
Het komt regelmatig voor, dat wij als onderdeel van het communicatieplan ook het symposium, jubileum- of openingsfeest organiseren. Overigens met groot plezier.

In korte tijd hebben wij enkele grote events prima afgerond.
Daar gaat veel zorg aan vooraf.
Eerst het uitdenken van het plan. Wat is het doel, wat willen wij bereiken en wat willen wij overbrengen. Leuke acties bedenken is geen kunst, het is veel interessanter om de boodschap over te brengen in de branche van de opdrachtgever.
Een lintje doorknippen of een fles champagne laten knallen is niet zo moeilijk. Het gaat erom je te onderscheiden, de juiste mensen te bereiken en ook nog wat te vertellen. Dan moet je durven schieten, daarin heeft Cruyff gelijk.

Dan komt de periode van doorspreken, op papier zetten, afspraken maken en plannen. Het maken van een draaiboek met  alle activiteiten tot aan dag en van de dag zelf. Bij elke vergadering wordt de takenlijst gecheckt  en elke handeling doorgerekend op risico’s.
Is er een slecht weerscenario, is de locatie groot genoeg en berekend op rolstoelen, zijn alle in- en uitgangen toereikend enzovoort. Te veel om op te noemen. Techniek is ook zo’n aandachtspunt. Het is dus een vereiste om met een goed technisch bedrijf in zee te gaan.

Dan komt de grote dag. Met het draaiboek en de touwtjes stevig in handen alle onderdelen checken, nakijken én gedurende de hele dag aan het draaiboek  blijven vasthouden. Er zijn altijd mensen, die op het laatste moment nog even iets willen veranderen of  bedenken dat er een nog eenvoudiger manier is om het doel te bereiken.
Het is zo verleidelijk om op dat cruciale moment daarin mee te gaan. Maar als je de dag goed hebt doorgerekend, weet je precies  waarom je het zo hebt bedacht.
Heb je de regie, geef hem dan niet meer uit handen en dan nog kunnen er onverwachte dingen voordoen.

‘Als je niet schiet, kun je niet scoren.’

Of  nog liever om met Louis van Gaal te spreken:
‘De basis van alle succes is het uitsluiten van risico.’

Ook hier. Ieder zijn vak.

Teuntje van Delft